多面的分析で経営を見直す!自院分析のポイントと 経営対応策

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多面的分析で経営を見直す!自院分析のポイントと 経営対応策

  1. 経営改善のための自院分析ポイント
  2. 分析結果からの対策:立地・設備
  3. 分析結果からの対策:診療体制
  4. 分析結果からの対策:スタッフ関連

 


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1.経営改善のための自院分析ポイント

歯科医院経営において、地域への貢献と経営の安定のため、増患対策を考えない院長はいないはずです。
そのため患者数減少に関する悩みは尽きません。
しかし、患者が減少したから広告を出して増患を図るという行為を繰り返すだけでは、一時的な効果が得られたとしても、根本的な改善に結びつくものではありません。
環境や時代の変化に目を配り、経営改善に取り組む必要があります。

1.経営改善は自院分析から

患者数減少という結果には必ず原因があります。
原因が解消されない限り、経営改善の成果を得ることはできません。
原因を把握するためには、医院内だけではなく環境や時代の変化も分析することが必要です。
自院分析にはさまざまな項目があり、各項目について分析調査を行います。

<3つの分析項目>

経営者としてではなく、患者の視点から歯科医院を分析し、その分析の結果に対し、項目ごとに優先順位をつけ改善していくことが重要です。
分析は、「歯科医院の立地・設備等」「歯科医院の診療体制等」「スタッフ関連」の大きく3つの項目で行います。

分析項目

2.歯科医院の立地・設備分析

立地分析は、商業地域内、交通拠点の駅やバスターミナル等の近隣、住居地域、環状通等の大きな幹線道路との位置関係等の診療エリアの分析を行います。
また、設備分析は、建物や内装工事といった建築関連と医療機器・備品等に分かれます。

(1)立地分析

立地分析は、過去から現在の変化と競合医院の把握がポイントです。
開業後に大きな幹線道路が別の地域にできた、エリア内に大きな複合商業施設ができて住民の流れが変わったということもあり得ます。

エリア分析

(2)設備分析

(1) 建築関連

年数が経過すると外観や内装も古くなり、リニューアルが必要となります。
院長やスタッフは常時見ているため、古さや不便さに気づかない、ということもあるようです。
老朽化だけでなく、高齢化社会への対応ができているかもポイントです。

分析項目

(2) 医療機器・備品等

治療に必要な医療機器の精査のほか、院内の掲示物やポスター等の古さや汚れ、破損個所の他、清掃や整理整頓まで分析します。
現状分析の他、競合歯科医院にある医療機器等もチェックし、必要医療機器の選択も行います。

3.歯科医院の診療体制分析

月計表とレセプトから「初診人数」「再初診人数」「再診人数」「診療単価」「自費患者数」「自費金額」を把握し、個別に分析します。
また、地域の要望と自院の診療時間や診療日、診療科目(診療内容)が合致しているかの分析も必要です。
時間帯ごとの患者層まで分析することをお勧めします。

診療体制の分析ポイント

4.スタッフ関連分析

歯科医院は、治す医療と健康を守る医療を両輪として動かしていくことが非常に重要だと言われています。
このとき、治す医療の主役は歯科医師であり、守る医療の主役は歯科衛生士ということになります。
女性が多い職場であるため、結婚、出産、介護などライフイベントが多くあり、休職や退職のリスクを負っています。
こうした事情から、スタッフがすぐに辞めてしまう歯科医院には、雇用条件や勤務条件に問題があるケースが多いため、給与面、勤務時間とシフト、時間外勤務の有無、福利厚生面等の検証と不満への現状把握が必要です。

スタッフ分析ポイント

これらの観点から分析を行った後は、各結果から課題を整理し、対応策を検討します。
第2章以降では、具体的な課題抽出の方法と対応策のポイントを解説します。

2.分析結果からの対策:立地・設備

1.立地・設備分析からの課題

(1)立地分析から見えてくる課題

立地や環境の変化による分析で多いのは、開業当初は若い世代の多い住宅街が高齢化して人口が減少、人口は増えたが競合医院がもっと増えた、地元商店街の閉店、幹線道路が近くに開通して交通量が変わった、大型スーパーが進出して人の流れが変わった、等があります。
相対的に人口が大きく減少して患者数が全然望めないケースを除いて、増患対策の立て方はあります。

立地分析からの課題

(2)設備(建築関連・医療機器関連)分析から見えてくる課題

医院の内外装や衛生設備、医療機器の老朽化、間取りや高齢化への不備等に対しては、改修工事や医療機器の入替えで対応することになります。
患者アンケートに記載されていなくても患者が感じている点も多々あると思われるため注意が必要です。
院長やスタッフの家族や知人、取引業者からの意見聴取も行うべきです。
気づかない点としては、治療ユニット(本体や水)の臭い、待合室や診察室の冷暖房の不足、X線撮影時の不具合、整理整頓不足、ポスターが古い等が挙げられます。

設備(建築、医療機器等)分析からの課題

2.課題対策への留意ポイント

認知活動を行うことや差別化戦略の実行、設備のリニューアル、医療機器や家具等の入替えにも資金が必要です。
現状の経営状況を確認しながら、何を優先して行うかを決めることが重要です。
経営課題の解消には、支出計画を立て、優先順位を定めたうえで、具体的かつ中長期的に取り組むというスケジュール立案が大事です。
例えば、人口減少による患者数減が一番であれば、認知度や視認性の向上を優先すべきであり、競合医院の増加によるのであれば、差別化戦略を優先します。
また古さや傷み、破損等の見栄えが原因である場合は、改修工事や医療機器入替が必要です。
資金計画と実行スケジュールの立案をし、必ずやり遂げることが経営改善の基礎になります。
それには院長だけでなく、スタッフ全員の意思統一が必要です。

対策時の留意ポイント

2.立地・設備の課題対策

(1)立地への課題対策

立地変化への対策は、設備に対する課題対策にも通じる点があります。
自院内部の課題としては、いかに患者を誘導するかを重視し、対象患者層へのアピールを工夫して、視認性を高める必要があります。
野立て看板や誘導看板の設置、広報活動の見直し、SNSへの掲載、HP開設等、認知活動を広げます。
また、競合医院との差別化戦略を構築します。診療時間や診療日の見直し、治療の専門性を高めるため、最新医療機器の導入や臨床研修参加で治療技術の向上を図ります。
患者に自院への来院がメリットだと認知してもらうことが増患対策には重要です。

立地課題への対策

(2)設備への課題対策

費用の問題から、優先順位は検討が必要ですが、内外装や看板のリニューアル工事、医療機器の入替えもしくはフルメンテナンス、改築工事等を考えなければなりません。
患者に優しい歯科医院に替えるのは、上記のハード面だけでなく、患者の気持ちに応えるというソフト面の改善も必要です。これは第3章の診療体制課題対策にも通じます。
待ち時間の短縮を図るため、SNSも含め、予約システムの導入を検討します。
待合室のTVを廃止して癒し系の音楽を流す、白ではなく暖色系の色合いに替える、座り心地の良い椅子に替える、連座ではなく個別の椅子に替える、等があります。

設備(建築、医療機器等)課題への対策

3.分析結果からの対策:診療体制

1.診療体制分析からの課題

診療体制分析の結果からは、原単位分析で判明する課題と患者層分析による治療システムへの課題が把握できます。
自院診療圏の患者層がどうなっているのか、既存患者がエリア患者層とどう違うのか、患者数や一日の診療単価・レセプト単価はエリア内の競合医院と比較してどうなのか、再診や再初診の数と初診数に偏りはないか、自由診療の比率はどうなっているか等、様々な課題が見つかるはずです。

診療体制分析からの課題

3.課題対策への留意ポイント

診療体制の課題対策には、院長だけではなく、スタッフが一丸となって取り組む必要があります。
スタッフとのミーティングを行い、改善の必要性と詳細な改善手法を認識してもらい、率先して取り組んでいく姿勢が重要です。

対策に取り組む際の留意ポイント

4.診療体制課題への対策

従前の診療体制を変更するのは大きな事案ですが、環境と患者層の変化から起こる課題であることを認識し、対策を策定する必要があります。
既存患者がほとんどで新患が少ないことは必ずしもマイナス面ばかりではないものの、どの地域でも住民の入替はあり、潜在的な患者がいるはずです。
前述した認知活動とも重なりますが、広報活動は継続して行う必要があります。

(1)社保患者の減少は診療時間・診療日を再検討

社保患者が少ない問題については、診療時間や診療日を再検討する必要があります。
午前診療の終了時間変更や夜間診療の延長、土日診療も対策の一つです。
疾患別治療内容に関しても、自由診療への取り組みのほか、予防診療へのシフトも必須です。
診療の幅を広げ、患者の定期来院化を図ることが経営改善につながります。

(2)主婦層や子供層の心をつかむ

午後から夕方にかけて来院が少ないということは、主婦層や子供層の患者が少ないことを意味します。
子供連れの主婦が来院しにくい原因を検証し、例えばキッズコーナーの設置や、情報提供やコミュニケーションの場としてキッズクラブを設立し、母親への働きかけも検討します。
予約の取り方の見直しや患者側が予約を入れやすいようにする必要もあります。

診療体制の課題対策

(3)予約の取り方を見直す

予約の入れ方(顧客管理)により、診療収入や顧客満足度の向上にも大きなプラスとなります。
また、予約の取り方改善で、キャンセルや治療中断患者を減少させることもできます。

予約改善方法

<アポイント表の作り方>

アポイント表は、それぞれの医院で診療コンセプトがあるため、作成方法は様々です。
予約どおりに患者が流れるためには、予定時間どおりに計画的に診療を終えることが最も重要です。

アポイント表作成上のポイント

<予約枠に記入する項目を記号化する>

予約枠に最低限記入する必要があるのは、カルテナンバー・氏名・処置内容・予定時間です。
新患の場合には、前記に加えて氏名と連絡先が必要です。
医院の休診日が急に変更になった場合において、患者へ変更依頼の連絡がつきます。
また、患者情報の中で個人情報があれば、記号や暗号化を施し、第三者の目に触れても認識できないように表示しておく必要があります。

4.分析結果からの対策:スタッフ関連

1.スタッフ関連分析からの課題

患者に接する時間が一番長いのは、院長ではなくスタッフです。
したがって、コミュニケーションの視点からは、特にスタッフとの関係が重要になります。
スタッフの定着化を図り、質を高めることが増患増収対策の一番の戦略です。
歯科衛生士不足の現在、いかに歯科衛生士を確保するかは、働きやすい職場環境、好条件である雇用条件、定期的な教育システムの確保等が重要です。
業務優先で結果ばかり求められる職場、労働に見合わない給与、常時ある時間外勤務、有給休暇取得も難しい人員体制、一部の能力のある人間に偏った診療体制等、負荷のかかりすぎる勤務形態では職員も定着せず、応募も来なくなります。
また、結婚や出産によりリタイヤした歯科衛生士は沢山います。
シフト制を調整し、育児中のスタッフは午前勤務のみ、また子育てが終わった世代は午後若しくは夜間勤務、というように応募しやすい勤務体制を構築する必要があります。

スタッフ関連分析からの課題

2.スタッフ関連の課題対策

働きがいのある職場を作ることが最良の対策です。
働きに応じた待遇面の確保、教育システムがあり、当人にとって能力アップも出来る職場、スタッフ間の関係も良好な職場環境の整備が重要です。

スタッフ関連課題への対策

3.課題対策への留意ポイント

歯科医院の経費のうち、最も比重が高いのは人件費です。
待遇を良くする、人員を増やすということは人件費向上につながりますが、スタッフの充実無くして患者が増えることはなく、また医院の評判評価が上がることもありません。
歯科医院の経営改善は、スタッフがカギであることを院長は認識する必要があります。

対策時の留意ポイント

4.院内ミーティングの活用による対策

雇用条件の改善はもちろんですが、経営改善にはスタッフ全員の協力が必要です。
スタッフの考え方と認識が院長と同じであることが一番の理想です。
そのためには、院内ミーティングの実施から意思統一を図る必要があります。

(1)経営改善に院内ミーティングが必要な理由

院長は経営者として、スタッフが主体的に業務に取り組むことのできるレベルに育成し、組織力を向上させることで、来院者の満足度が高まり、地域医療への貢献が可能になります。

院内ミーティング実施の効果

(2)院内ミーティングを行う上での留意点

夜間診療や年中無休診療を行っている医院が院内ミーティングを行うには、時間や日程に制限があります。
しかし院内ミーティングによる効果を鑑み、経営改善を図る重要なツールであると位置づけて、効率的にミーティングを進める必要があります。

ミーティングを効果的に進める留意ポイント

 

■参考文献
日本ビズアップ(株)e‐ラーニング 歯科経営
「競争時代に勝ち残る 歯科経営改善の進め方」(講師 康本歯科クリニック 院長 康本征史)
「これで万全!歯科医院の受付・事務マニュアル」(クインテッセンス出版㈱発行 田上めぐみ氏 著)

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