社員を育て意思の統一を図る!営業会議の進め方[企業経営情報]大阪市 日新税理士事務所

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企業経営情報一覧社員を育て意思の統一を図る!営業会議の進め方
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理想的な営業会議の在り方
意識と行動を変える営業会議の姿
ビジネスを取り巻く環境の変化が激しくなる中、企業はこれまでの延長線上ではない革 新的な製品・サービス・アイデア・プランを創造し続けなければならなくなっており、様々なメンバーで構成されている部門、チームの営業会議において、互いの議論を通じて、問題解決を行っていく必要性がますます高まってきています。
しかし、組織の中には異なる組織風土・文化、社会環境においてビジネスを進めてきた様々な価値観やバックグランドを持つ多様なメンバーが増えており、それらのメンバーをどう束ねていくかという問題も顕在化しています。
このような背景において、これからの組織に必要なのは、トップダウンで意思決定をするだけでなく、基本方針に基づいた上で、現場サイドから様々な問題を自ら発見し、解決できる現場スタッフを育成する必要があります。
このレポートでは、日頃、目標達成に向けてバラバラな行動になりがちな営業会議において、営業社員の発言や行動を促し、話の流れを整理しながら意思統一を図ることができる会議の進め方について解説します。
理想的な営業会議には、次のような特徴が挙げられます。
理想的な営業会議の特徴
営業会議の本来の目的とは営業会議の目的は、現在までの実績を把握・分析し、今後の業績向上と営業マンのリーダー育成の場として役立てることです。
具体的には、次のような4点が挙げられます。
営業会議の本来の目的とはまた、営業会議の基本原則として、目標達成に向けた場にするため、以下の4つを網羅する必要があります。
(1)研修の場とする
営業会議では、営業マンが、実績、要因分析、今後の取組みについて発表し、それに対して質問、議論を行ない、現状把握がされます。
営業マンにとっては、自分の考えをいかに伝えるかという説明能力向上の研修の場になります。
一方、経営者もしくは経営幹部にとっては、営業マンに気付きを与えるコーチングの場にもなります。
営業マンの話を聞き、適切な質問を投げかけ、答えを引き出し、やる気を 引き出させ、「考える」営業マンを育成していくのです。

(2)チェックの場とする
営業会議はPDCAサイクルの中のCとAが中心になります。
まずは、個々の営業マンの行動結果をチェックすることが重要です。
例えば、営業会議の場で、営業マンもしくは営業マンを束ねる営業リーダーが延々と説明・弁解し、周りから長時間にわたる質問や追及がなされることが多くありますが、営業会議を効率的、かつ効果的に行うためには、業績管理のフォーマット統一や、事前の資料 配布、持ち時間を決めておくことが重要なポイントになります。

(3)意思決定の場とする
行動結果のチェック後は、それに基づいて次に何に取り組むのかという意思決定を行わなければなりません。
すなわちPDCAサイクルのCからAへのフィードバックです。
会議においては、未来に向かった意思決定をすることが最も重要です。
効果的な手段としては、会議終了時において意思決定内容を議長が再確認したり、配布資料に、前回意思決定された項目を記載したりすることが挙げられます。

(4)動機づけの場とする
行動結果のチェックとそれに基づく意思決定がされても、メンバーの納得性が低ければ、期待する結果を出すことができません。
すなわち、PDCAサイクルのDを促進するような配慮が必要です。
参加メンバーが、意思決定された事項の目的をきちんと理解し、達成時のイメージを共有化することで、目標達成の動機づけができるような配慮をすることが求められます。
個人力の強化より組織力の強化を図る
これまで多くの企業が、属人的な営業スタイルに固執してきました。
人海戦術で、かたっぱしから営業を行い、「数の理論」で顧客を獲得しようとしてきました。
しかし、多くの経営者が感じているように、「人」に頼った営業は、大きな壁にぶつかっています。営業マンをたくさん採用し、電話の件数を増やして、訪問件数を多くすれば、自動的に売上がついてくる時代は終焉を迎えています。
同じことを同じように行い、同じものを売っていても利益が上がらないことに多くの企業が気付きだしたのです。
それは、驚くほど顧客のニーズが多様化し、変化のスピードが速くなっているため、個々の営業マンの力だけでは、時代についていくことが困難な世の中になっていることが背景にあります。
今後トップセールスであり続けるためには、個人としての営業センスだけではなく、チームとしての営業力を強化するマネジメント能力が不可欠となっているのは明白です。
つまり、営業会議において常に、時代に合った営業スタイルであるか点検することも必要になっているのです。
旧来の営業スタイルとこれからの営業スタイル
形骸化しやすい営業会議とは
改善が必要な営業会議の特徴多くの企業では、個人だけで達成できない仕事を組織全体で対処する必要がありますが、どんなに有能で多才な人材を集めたからといって、必ずしもうまくいくわけではありません。
この背景には、営業会議が形骸化されていることが挙げられます。
下記は、典型的な改善が必要な営業会議の特徴であり、社員一人ひとりのモチベーションの向上や個人やチームの目標達成意欲を生み出すためには、工夫が必要です。
改善が必要な営業会議の特徴つまり、3ヵ月後、6ヵ月後のビジョンや目標必達に向けての段取り、取り組みを各メンバーから引き出し、最大限の結果を目指すような働きかけが必要です。
また、そこで中立な立場を保ち、雰囲気やムードを調整し、各個人の考えを交通整理して舵をとっていく「中立的な進行役」としてのリーダーの役割が重要となります。
営業会議の進行役は、中軸である部長や課長といった管理職が、使命感をもって担う必 要があります。
また、第4章で紹介するコミュニケーションサイクルを意識することにより意思決定までの時間を短くし、合意の質を高める必要があります。
更に、合意を築き上げる過程において上下間、左右間の双方向コミュニケーションを強化し、情報共有や、チーム力の強化、目標達成意欲の高まりへと誘導されることが期待さ れます。
ここが「ムダ」な営業会議ムダな会議とは、生産性の低い会議と言い換えることができます。
2009年に実施したヤフー意識調査(母数13,625票)では、以下のような集計結果が公表されました。
会議には、ストーリーが必要であり、以下のように1つのテーマだけに絞った会議は、モチベーションの低下を招き、逆にマイナス効果となる危険性があるといえます。
生産性の低い会議、会議のムダと感じる割合
この結果より、現在実施されている営業会議には、多くのムダが顕在化していると判断することができます。
その原因は、わざわざ営業会議をしなくても、数値の報告であれば書類やメールで回覧すれば時間も無駄にならないと思っている点にあります。
また、最終的に、「来月は一生懸命頑張ります」等の精神論で片付けようとしているところにも問題があります。
営業マンが同じ時間を共有する場面では、深堀した会議が必要です。
同じ営業スタイルを繰り返してないのか、営業方法に問題ないか、同業他社の動きに変化はないか、商材に問題ないか、お客様への提案方法に問題ないか、3C分析及びマーケティングの4Pについての分析はできているか等、数字も大切ですが、根本から検討することから見直す必要があります。
形骸化させないためのチェックポイント効果的な営業会議を実施するために、現状の問題点を見出すための7つのチェックポイントを挙げました。
営業会議を形骸化させないためには、以下の全てを網羅させる努力と工夫が必要です。
活動に結びつく営業会議の進め方
営業会議のステップ
営業会議とは、営業方針や社外情報を共有し、営業活動において「誰が」「何を」「いつまでに」するかを決定する場です。
また、営業会議を実施することにより、営業マンのモチベーションがアップし、営業活動の質を高める必要があります。
営業会議のステップは、次のようなものです。
営業会議のステップ
アイスブレイクでは、最近気になる時事問題や、お客様のエピソードなど、興味を引く話が好ましいといえます。
話をする、もしくは聞くための雰囲気作りやリラックスした空気を作るうえで必要です。
時間をかける必要はありませんが、抵抗なく本題に入る工夫です。
問題点の解明に関しては、単に営業マンの努力不足と決めつけず、次のような視点から究明する必要があります。
問題点の解明これらのステップを双方向のコミュニケーションを意識して取り組むことにより、「個人」から「組織」を意識し、ボトムアップ化が実現され、チーム力の強化が期待できます。
活動しやすくなるための5つの要素目標達成のために「やること」が創造され、決定されても、それが「活動」に結びつかなければ、良い結果は数字でも表れてきません。
「活動しやすくするための営業会議」とは、組織が効果的かつ効率的に目標を達成できるようにすることを目的として、メンバー間の納得や調和を作っていくためのものです。
毎週定例で「営業会議」を行っている会社は多いはずですが、メンバーの多くは、こうした定例会議の目的を情報共有のためであると認識しているケースが大部分です。
しかし、 情報共有は、「手段」であって「目的」ではありません。
メンバーが情報を共有することで互いに活動しやすくなることが、情報共有の大きな目的といえます。
つまり、営業会議によって、以前より行動しやすくなっていないと、会議の目的は達成されたとは言えません。
活動を促す会議、促さない会議では、このような営業会議をどのように進めれば、より活動しやすくなるのでしょうか。
営業マンが行動しやすくなるためには、以下の5つの要素が必要です。
例えば、資料を配って一方的に説明する方法は、要素1と2を満たすかもしれませんが、要素3から5を満たすことは難しいといえます。
よって、活動しやすくなるための営業会議では、5つの要素のすべてを満たすように組立て、運営していくことが重要です。
活動しやすくするための5つの要素
成功体験を共有し自信と共感を生み出すチームとしての営業力を強化するには、営業マンごとにバラツキのある営業スキルを底上げする必要があります。
このために有力な方策は、成功体験を共有することです。
つまり結果を残す優れた営業マンの営業ステップを見習い、自己のスキルに取り込むことです。 成功
体験の共有とは、下図のように営業ステップから営業ステップへ、ステップアップのための営業ツールや仕掛け、顧客の関心喚起するトークやアクション等を見習う対象とすることです。
営業活動に対して科学的な分析をすることによって、優れた営業マンの行動やその効果的な事前準備の内容が目で見てわかりますので、営業スキルを自分のものにできるのです。
営業ステップ情報共有したことが、実際に応用できるかどうか、営業ステップごとに実践さながらに想定企業や条件をもとにロールプレイングするのも有効です。
このロールプレイングを通じ、助言や質問、「自分ならこのように商談する」と言ったことを討議し、自身のレベルアップの強化を図ることが可能となります。
また、各営業ステップにおいて自身の課題が鮮明になったスキルについて繰り返して実演することにより、 弱点を克服することができます。
優れた営業マンは必ずしもベテランとは限りません。
顧客の抱える潜在的なニーズを引き出すことの感性を得たり、商談の中で仮説に基づき「小出し提案」ができる感性を体得すると、営業マンは早く実践で試したいという気持ちが湧いてきます。
営業会議を活性化させる進行の技術
コミュニケーションサイクル営業会議の進行役は、社員の意思統一を図り、目標達成意欲をかき立てる必要があります。
そのために必要なのがコミュニケーション力です。
コミュニケーション技法は色々ありますが、実はテクニックが色々あるようでも、議論しているうちに1つのパターンになっていきます。
メンバーに対する理想的なコミュニケーションサイクルとは、次のようなものです。
コミュニケーションサイクル
各助成金の受給手続きと申請期間
傾聴が持つ効果を高めるのに「ペーシング」というテクニックがあります。
社員とコミ ュニケーションの歩調を合わせることで距離感を縮めます。
ペーシングとミラーリングこのペーシング手法は、上司、部下の関係で行うコーチングでも有効とされていますが、まずは積極的に話を聴くという、とてもシンプルな行為が双方向のコミュニケーションの好循環を生み、信頼感を強化させます。
更に、動作や表情を鏡のように真似る(ミラーリング)と、より効果的です。
体全体で 発言を受けとめ、そのままの形で投げ返します。
ペーシングとミラーリング
拡張質問と限定質問営業社員を説得するためには、質問を使って、自分の口からこちらの言いたいことを引き出していくことも必要です。
これが営業会議を進行する上での基本スタイルになります。
拡張質問と限定質問質問には、拡張質問と限定質問の2つのタイプがあります。
拡張質問は、いわゆる「5W1H」(What、Where、When、Who、Why、How)の形を取ります。
拡張質問では、質問に対する答え方が決まっておらず、オープンな答え方ができます。
そのため、受け手の発想が膨らみ、相手の心の中にある想像力を引き出すには効果が高いと言えます。
限定質問は、イエスかノーであらかじめ答え方が決まっている質問です。
拡張質問とは 違い、答える内容があらかじめ限られており、質問者が答えをコントロールできます。議論を深めたり、相手の話を絞り込んだりするのに欠かせません。
ただし、限定質問を繰り返すと発想がしぼみがちになるので注意が必要です。
しかも受け手は尋問されているような圧迫感を感じるので、相手の様子、回りの状況を見ながら活用すべきです。
まとめ営業社員一人ひとりの目標達成意欲を高め、合意を得ることは、組織の活性化や事業を拡大していく上でとても重要なことです。
また、営業会議において進行役となるリーダー の舵取りが営業の質を高めるキーとなります。
本レポートを参考にしていただき、価値ある営業会議のスタイルを築き上げるとともに営業社員の育成、業績の向上につなげていただければと思います。

■参考文献
『説得技術のプロフェッショナル(ダイヤモンド社)』伊東 明 著
『営業リーダーの教科書(株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン)』横田 雅俊 著
『会議の上手なやり方が面白いほどわかる本(中経出版)』山田 豊・横舘 暁郎 著

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