歯科医院の経営改善 在庫管理の見直し

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歯科医院の経営改善 在庫管理の見直し

  1. 在庫管理の現状
  2. 在庫管理の問題点と解決策
  3. 在庫管理システムの導入
  4. 在庫管理に必要な書式集

 


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1.在庫管理の現状

歯科医院の経営改善手法には、自由診療への取り組みやスタッフの教育、医院リニューアル、最新医療機器の導入等がありますが、診療材料や医薬品、事務用品等の在庫管理を見直すケースは多くありません。
在庫管理業務を効率化することで、スタッフが在庫管理に充てる時間を削減することができます。
削減した時間を本来の業務に充て、集中させることができれば、より質の高い医療サービスの提供や残業時間の削減にも繋がっていきます。
歯科医院を含む医療機関では、在庫管理や発注を効率化させ、経費削減やスタッフの業務負担軽減を実現できる在庫管理システムが注目され、導入が進んできています。

1.在庫管理が必要な理由

在庫数を把握していなければ、在庫数の不足から診療中に必要な診療材料が欠品するなど、治療に支障をきたします。
歯科医院は、予約診療がほとんどです。予約した患者が欠品のため治療ができなくなると、患者にも多大な迷惑を掛けるだけでなく、悪評が広まる可能性もあります。
また、必要かもしれないと仕入れたものが使われずに何ヶ月も残っていたり、必要数が把握されていないため大量に在庫が残るという、不良在庫の問題もあります。
在庫は、充足されているかだけではなく、適正な在庫数を確保するとともに、効率的な発注を行うためにも、徹底した管理が必要です。

在庫管理を行う理由

2.歯科医院の在庫管理や発注の現状

在庫管理は、担当者を決めて定期的に行っている歯科医院もありますが、在庫が少なくなる、もしくはなくなってから気づいた者が発注をしている歯科医院が多くあります。
在庫の確認は年末(年度末)の棚卸時のみであったり、院内で情報を共有化できず、発注が重なってしまうということもあります。
また、在庫管理を定期的に実施していても、不足品の確認だけで不必要なもの、期限切れのもの等には触れず、そのまま放置されているケースがあります。
また発注に関しても、管理担当者や、報告を受けた院長自身が発注する、事務方が指示を受けて発注するなど、決められた人が発注する歯科医院もあれば、気づいた者が都度発注するケースもあります。
あるいは、業者に保管庫や消毒コーナーの在庫を確認させ、納品させる歯科医院もあるなど、在庫管理や発注方法は歯科医院により様々です。
多くの歯科医院において、在庫管理や発注業務に関し、何らかのロスが発生しています。

在庫管理と発注管理の現状

3.スタッフの労力を要する在庫管理

在庫管理は、スタッフが中心になって行っているケースがほとんどです。
担当者は、定期的に在庫を確認し、不足品の有なあるいは消費量を予測して発注を行い、在庫管理表等を作成したうえで、在庫数の管理や使用可能期限の管理を行わなければなりません。
この在庫確認や不足品・欠品の発注には相応に時間がかかります。
定期的な確認に1回30分から1時間、発注業務や納品確認にも時間を要するほか、業者が複数になるとさらに時間投下が必要になります。在庫管理表や棚卸表、発注書等の作成にも相当な時間と労力を費やします。
加えて、重要なのが整理整頓です。院内の取り決めが確立され、スタッフで共有されて意識付けされていないと、必要なものを持ち出す際に箱から出しっぱなしで片づけをしない、納品も棚にしまうだけで使用期限順に並べ直さないことによって、在庫管理業務が非効率になっていきます。

在庫管理の労力量

2.在庫管理の問題点と解決策

前述のように多くの歯科医院では、在庫管理に関して何らかの問題を抱えています。
在庫管理体制及び発注体制が構築されていないという基本的な問題や、在庫管理は担当者が行っているが、担当者以外にその管理方法を理解していない、あるいは在庫管理体制の不備も見られます。
在庫管理には、担当者の労力と時間が投下されます。
人員不足や働き方改革への対応に伴い、より業務の効率化が求められるようになった昨今、これまでの在庫管理のやり方では、ますます経営を圧迫しかねません。
また、在庫管理が徹底されていないと、二重発注や急ぎの発注が増加し、仕入コストが増加していきます。
財務的にも経営を圧迫する懸念があります。
よって、自院が抱える在庫管理の問題点を明確にし、解決策を講じることで、在庫管理体制・発注体制を整え、経営改善を図っていく必要があります。

1.在庫管理を行う際の問題点

(1)在庫管理体制の問題点

在庫管理体制を構築し稼働させることで、経費削減と労力削減及び効率化が期待されますが、その目的と問題点を把握していないと実際の効果は生まれません。
問題点を把握し、在庫管理体制とスタッフの意識改善を図る必要があります。

現状の在庫管理体制の問題点

(2)発注体制の問題点

在庫管理がされていても、発注体制も構築されていないと経費削減と効率化は図れません。
担当者を決め、発注の情報も全員で共有できるツールを用意する必要があります。
また、在庫となる医薬・診療材料と消耗器具備品の価格(単価)をスタッフが知ることも必要です。
どれだけ在庫に経費が掛かっているか、削減することでどれだけメリットが出るのかをスタッフが知ることにより、経営に参加している意識が生まれます。

発注体制の問題点

2.在庫管理の解決策

(1)在庫管理は「5S」が基本

在庫管理問題点の解決には、在庫管理体制の構築と責任者(担当者)の任命、スタッフ全員への情報の共有化です。
在庫管理の基本は、「5S」という「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」を行うことです。

歯科医院の5S

(2)在庫品ロス構造の理解

在庫管理を行う理由の一つには経費削減もあります。
経費削減には値段を下げることも重要ですが、「ロス」をなくすことも必要です。
購入の仕方と使い方の見直しが改善の方向性となるうえ、非効率性が発生してしまうロスの構造を把握することで、どこでどのような無駄が発生しているかを明らかにすることができます。

ロス構造の理解

(3)在庫管理の問題点の解決策

在庫管理の問題点を解決するには、誰がいつ、どのような基準で在庫管理を行うかという在庫管理体制と、誰がいつ、どこへ何をどの程度の数量と金額で発注し、いつ納品されるかという発注体制の双方を構築し、稼働させることです。
またその記録を判るツールを作成し、誰もが確認できるようにしておくことも重要です。
今はパソコンやスマートフォンによる在庫管理システムもあり、それらを活用するのも一つの方法です。
これはスタッフの労力軽減と発注ミスの削減に有効です。

解決策

3.在庫管理システムの導入

近年では、パソコンやスマートフォンを活用した在庫管理システムが導入されてきています。
不良在庫の処分や検品、保管庫への搬入、整理整頓等はスタッフが行うことになりますが、在庫数の確認や不足品や欠品に関する発注まで行い、その金額や単価を設定してしまえば適正在庫数や発注必要時の数量管理まで行うことができます。
また、緊急時(大量使用による欠品等)の発注まで対応できるシステムもあり、必要な在庫管理諸表まで含まれています。
このシステムを使用するには、エクセルの基本的な操作方法と歯科医院の医薬・診療材料、事務消耗品等の内容を理解していれば、容易に扱うことができます。

1.在庫管理システムとは

在庫管理システムは、バーコードやタグの活用により、棚卸や在庫管理、発注、検品を行い、パソコンやスマートフォンと連動するシステムです。
在庫管理を飛躍的に効率化できるメリットがあり、導入している歯科医院も増加しています。

在庫管理システムのメリット

2.在庫管理システム導入の流れ

在庫管理システムを導入後、まずは未開封品を開け、発注必要数量になったら開封したスタッフや担当者が業者に対し、メールなどでバーコード等によって発注します。
発注を受け付けた業者は、受注内容を確認後、受注確認メールを返信してきます。
納品時にはスタッフがバーコードやタグをつけて記録し、保管場所へ納品します。
バーコードやタグナンバーは自動的にパソコンへ記録されます。
このシステムにより、商品の動きが可視化・明確化され、適正な在庫が確保できます。
システムを活用することで発注の管理コストと時間の削減が図れ、スタッフの業務負担軽減も図れます。
また、会計データとの連動により財務分析を効果的に行え、医薬・診療材料費の節約により、収益率を向上させることができます。

在庫管理システムの導入後の流れ

3.在庫管理システムの種類

(1)シカハコ

株式会社MICからでている「シカハコ」は歯科材料等の商品の入出庫を扱うシステムで、バーコードを利用し、商品の選択や登録、管理を行います。
さらに欠品間近の対象商品のリストアップ、商品の使用期限設定による期限切れの管理を行うことが可能です。

シカハコの概要

(2)SPD Air

ホワイトマウンテン株式会社制作の「SPD Air」はスマートフォンとパソコンによる在庫管理システムのクラウドサービスです。
スマートフォンにより、取引業者へ設定数を下回る際には自動発注されるほか、端末でバーコード登録を行います。
発注もスマートフォンのアプリを使用する感覚で行え、棚卸、在庫管理もできます。
過去1か月間の入庫、発注の履歴が一元化されて確認することが可能です。

SPD Airの概要

(3)ZAICO

株式会社ZAICOの在庫管理システムです。
パソコン、スマートフォンで使えるクラウド在庫管理ソフトです。
QRやバーコード、RFIDに対応しています。
入庫履歴管理、出庫履歴管理、棚卸管理、在庫数管理、購買履歴、使用期限等の把握のほか、個別材料の登録と検索を容易に行うことができます。

4.在庫管理に必要な書式集

在庫管理は、歯科医院の不良在庫の整理、スタッフの業務効率化など経費削減に役立つうえ、歯科医院に重要な「5S」に対応することにもつながり、経営改善にも関わる業務です。在庫管理に必要な書式は、在庫数の管理ができるものだけではなく、商品別、業者別、在庫管理と棚卸、使用期限・返品期限等の管理、出庫・入庫の管理ができるものまで多数あります。
また、決算時、確定申告時の棚卸には、棚卸表で在庫数を確認するだけでなく、経営分析にも活用することが可能です。

1.在庫管理に必要な書式

(1)在庫管理表

全体の在庫数と単価、納品日、再注文日、再注文量、納品予定日が記載されているので、再発注を行った際には、納品予定日まで在庫が間に合うかどうかの判断が付きます。

在庫管理表

(2)取引業者別商品別在庫管理表

取引業者別商品別になっていて、入出庫、在庫数、単価も表示されています。
業者別になっているため単価の差で他社比較も可能なうえ、使用頻度の違いや納品に掛かる日数がわかるため、必要度や緊急時の発注の参考にもなります。

取引業者別商品別在庫管理表

(3)商品別在庫管理表

商品別の在庫管理表は、入出庫時に記載します。
いつ、誰が、どの商品を入出庫したか、在庫数はどれだけ残っているかがわかります。
氏名が記載されているため、出庫した後の発注漏れやミスが明確になり、責任の所在が明確になることから、個人の責任に対する意識強化にもつながります。

商品別在庫管理表

(4)期限別在庫管理表

商品の使用期限や返品期限の入った在庫管理表であり、定期的にチェックすることで、使用期限や返品期限が判り、不良在庫化することを防止できます。

期限別在庫管理表

2.決算時、確定申告の棚卸時に必要な書式

(1)棚卸表

棚卸時に使用するものであり、どの職種・役職者が管理を行ったか、また商品番号、商品名、期首の台帳在庫数と期末の棚卸数、在庫数が把握できます。
過剰発注や過剰在庫がないかの検証にも役立ちます。

棚卸表

(2)棚卸表(棚卸金額)

棚卸の商品を金額評価しており、棚卸金額が明確になることで、スタッフのコストへの意識が生まれ、余分な発注を防ぐ効果も期待できます。
単価や金額総額、価格評価が記載されていることから、決算書、確定申告の際にも役立ちます。

棚卸表(棚卸金額)

 

■参考資料
アポロニア21 10月号 「現場を楽にする発注・在庫管理システム」
各ホームページ:株式会社ZAICO
ホワイトマウンテン株式会社
株式会社MIC
Insite 歯科医院経営講座「材料の在庫を減らそうと思ったら」

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