１.概要
電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。
電子帳簿保存法は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の３つに区分されます。
２.電子帳簿保存法の対象書類
国税関係帳簿保存に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。
① 電子帳簿保存【希望者のみ】
税法上保存が必要な帳簿・書類をパソコン等で作成した場合は、プリントアウトせずに電子データのまま保存ができます。
例えば、会計ソフトで作成している仕訳帳や、パソコンで作成した請求書の控え等が対象です。
さらに、一定の範囲の帳簿を「優良な電子帳簿」の要件を満たして電子データで保存している場合には、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が5％軽減される措置があります。（届出書の提出要）
② スキャナ保存【希望者のみ】
決算関係書類を除く国税関係書類(取引先から受領した領収書、請求書等)は、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。
紙の書類のファイリング作業や、保存スペースが不要になる等のメリットがあります。
③ 電子取引データ保存【対応が必要】
令和６年１月１日以降は、申告所得税、法人税に関して帳簿・書類の保存する義務のある方が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ(電子取引データ)を保存しなけれななりません。
あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
※①～③について、国税庁HP/電子帳簿保存法制度特設サイトに詳しいパンフレットがあります。
３.電子取引データとは
どのような取引が電子取引にあてはまるのかですが、次の様な方法で仕入や経費の精算を行った場合は電子取引に該当します。
① 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
② インターネットのHPからダウンロードした請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
③ 電子請求書や電子領収書等の授受に係るクラウドサービスを利用
④ クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリ等による決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑤ 特定の取引に係るEDIシステムを利用
⑥ ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
⑦ 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
Amazonやモノタロウなどのショッピングサイトを通じて消耗品等の購入した場合は、サイト上で購入履歴を遡って検索できるケースがよくあります。
しかし、Amazonの場合は、取引金額での検索ができないため、検索要件を満たしていません。
現時点ではダウンロードしてからの保存かスクリーンショットでの保存が必要となります。
４.どのように保存すればいいのか
①専用のソフトウェアを導入する
②社内ルールを策定して、任意のフォルダに格納して保存する
特別な保存用のソフトウェアを利用しない場合には、一定のルールの下に任意のフォルダに格納して保存したり、索引簿を作成する方法も認められています。
① 表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
索引簿サンプルが国税庁HPにあります。
※参考資料（各種規定等のサンプル）
② 規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先名」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。
例) 20240331_100000_国税工務店.pdf
５.電子取引のデータの保存の要件
・真実性の確保
・検索機能の確保
・見読性の確保
・システムマニュアルの備え付け
【真実性の確保】 改ざん防止のための措置
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行うこと。
② 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておくこと。
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行うこと。
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行うこと。特別なソフトを利用されない場合は④が選択肢となります。
事務処理規定サンプル国税庁HPにあります。
※参考資料（各種規定等のサンプル）
【検索機能の確保】
① 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先による検索
② 日付または金額の範囲指定による検索
③ ２つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索
※検索機能の確保条件が不要なケース
イ）基準期間(２年前、法人は２事業年度前)の売上高が5,000万円以下の保存義務者。
ロ）電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている保存義務者。
【見読性の確保・システムマニュアルの備え付け】
保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと等も必要となります。
まずは、電子取引への対応を検討しましょう
□電子取引の取引先をリストアップ
□電子取引データの保存方法の検討
・専用ソフトの導入
・社内ルールを策定、任意のフォルダに保存
□業務フローの見直し
□必要に応じてシステム開発関係書類、事務処理規定を備えつける
こちらから国税庁HPの「電子帳簿等保存制度特設サイト」にアクセスできます
（スタッフＳ）
